Overzicht

Mama Cash, hierna ook ‘MC’ genoemd, wil een accountantskantoor inschakelen om in opdracht van derden overeengekomen procedures uit te voeren voor een subsidiepartner (GP) van Mama Cash. In totaal zijn 9 partners uit de hele wereld geselecteerd voor procedures voor hun financiële verslagen over 2022 die bij Mama Cash zijn ingediend. Voor 8 van deze partners zoeken we partners in accountantskantoren. Bijlage 1 bevat een overzicht van de locaties van de geselecteerde organisaties.

De opdracht wordt uitgevoerd overeenkomstig de internationale controlestandaarden (ISA’s) die zijn uitgevaardigd door de International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB). Daarnaast moet de opdracht worden uitgevoerd in overeenstemming met International Standards on Related Services (ISRS) 4400, Agreed-Upon Procedures Engagements. De opdracht wordt uitgevoerd door een externe, onafhankelijke en gekwalificeerde auditor. Hoewel de engagementen naar verwachting terugkerend zullen zijn, zullen de engagementen per jaar worden overeengekomen.

Niveau functiefamilie: Verkoper

Rapporteert aan: Manager Interne Audit Mama Cash (Mens en Doel)

Betaling: Tot 10.000 EUR inclusief btw per huisarts

Tijdschema: Streefdatum voor verslag uiterlijk 1 maart 2024

Achtergrond

De visie van Mama Cash is dat elke vrouw, elk meisje en elke trans- en interseksepersoon de kracht en de middelen heeft om volledig en gelijkwaardig deel te nemen aan het creëren van een vreedzame, rechtvaardige en duurzame wereld. Onze missie is het mobiliseren van middelen van individuen en instellingen, het verstrekken van subsidies aan feministische zelforganisaties en het helpen opbouwen van partnerschappen en netwerken die nodig zijn voor het succesvol verdedigen en bevorderen van de mensenrechten van vrouwen, meiden, transgenders en intersekse personen wereldwijd.

Dit document met algemene voorwaarden is bedoeld voor een accountant die Mama Cash ondersteunt bij het voldoen aan de eisen van een belangrijke institutionele donor. De auditor die voor deze functie wordt aangenomen, zal nauw samenwerken met de Internal Audit Manager van Mama Cash en de Finance (People and Purpose) groep.

Mama Cash heeft een subsidieovereenkomst gesloten met het Zweedse agentschap voor internationale ontwikkelingssamenwerking (hierna ‘Sida’ genoemd). Op grond van deze subsidieovereenkomst controleert Mama Cash jaarlijks een steekproef van de financiële verslagen van de partners en de processen die worden uitgevoerd om deze financiële verslagen te beheren. Het raamwerk voor verificatieprocedures is ontwikkeld door Mama Cash en overeengekomen met Sida als bijlage bij de subsidieovereenkomst.

Subsidiepartners in de zin van dit referentiekader zijn groepen of individuen aan wie Mama Cash subsidies en bijbehorende begeleidingsondersteuning heeft verstrekt ter ondersteuning van de hierboven beschreven kernmissie (‘subsidiepartners’). MC heeft voor verificatie partners geselecteerd die een terugkerende subsidierelatie hebben met Mama Cash, met een subsidierelatie langer dan 1 jaar maar korter dan 9 jaar. Mama Cash kent partners doorgaans tussen de 10.000 en 70.000 euro per jaar toe. Subsidieverlenende partners met een jaarlijks budget van 150.000 EUR of meer zijn verplicht om MC geauditeerde financiële verklaringen voor te leggen. Daarom zal de reikwijdte van het AUP-werk worden beperkt tot organisaties met een budget van minder dan 150.000 EUR (of het equivalent in lokale valuta).

Mama Cash selecteert per partner één onafhankelijke accountant om de extern uit te voeren procedures uit te voeren. De procedures hebben betrekking op de gesubsidieerde partner op organisatieniveau, met andere woorden de hele organisatie is onderworpen aan procedures, niet alleen de bedragen die door Mama Cash worden toegekend.

Doelstellingen en omvang van het werk

We zoeken een externe accountant voor het uitvoeren van overeengekomen procedures, zoals gedefinieerd door Mama Cash, voor één gesubsidieerde partner die aan de externe accountant moet worden meegedeeld bij het aangaan van een contractuele overeenkomst voor het uitvoeren van de gespecificeerde werkzaamheden. Dit werk moet worden uitgevoerd in overeenstemming met ISRS 4400, met als doel Mama Cash aan het eind van de procedures een rapport met feitelijke bevindingen te verstrekken.

Het algemene doel is om Mama Cash meer inzicht te geven in de organisatorische en financiële managementcapaciteit van de partners en om de partners te ondersteunen bij het versterken van hun organisatorische en financiële managementcapaciteit. Dit geeft Mama Cash ook zekerheid over de algemene kwaliteit en betrouwbaarheid van de niet-gecontroleerde financiële verslagen die worden ontvangen van partnerorganisaties. Daarom zullen deze procedures in de eerste plaats gericht zijn op systemen en processen van financieel beheer en rapportage.

Locatie

AUP’s worden uitgevoerd door de lokale kantoren van het auditbedrijf waar dat praktisch en redelijk is, om ervoor te zorgen dat de kennis van lokale regelgeving, context en taal wordt gedekt. Als aan deze vereisten kan worden voldaan met behulp van gecentraliseerde kantoren (bijvoorbeeld een team in Nederland), kan dit worden overeengekomen tussen de partijen bij de definitieve overeenkomst.

Tijdlijn

AUP’s zullen waar mogelijk worden uitgevoerd tussen 1 januari 2024 en 1 maart 2024. Als er van dit tijdschema moet worden afgeweken, bijvoorbeeld vanwege de beschikbaarheid van personeel van de auditor of de partner die de subsidie ontvangt, wordt dit per geval overeengekomen.

Budget

Auditkantoren die geïnteresseerd zijn in het uitvoeren van de beschreven taken moeten een voorstel en honorariumofferte indienen bij Mama Cash. Mama Cash beoordeelt voorstellen met een maximale vergoeding van 10.000 euro inclusief btw.

Verantwoordelijkheden Mama Cash

Het personeel van Mama Cash blijft verantwoordelijk voor bepaalde procedures met betrekking tot de AUP-werkzaamheden. Deze kunnen als volgt worden samengevat:

  • Selectie van gesubsidieerde partners en eerste communicatie met de geselecteerde gesubsidieerde partners om hen te informeren dat zij zullen worden onderworpen aan verificatieprocedures
  • Communicatie van geselecteerde begunstigde partners met de accountant; communicatie van het accountantskantoor met de begunstigde partners
  • Coördinatie van interacties en vergaderingen tussen de auditor en de partner die de subsidie ontvangt, indien nodig
  • Beheer van de lopende relatie met de partner die de subsidie ontvangt, inclusief niet-auditondersteuning
  • Beoordeling van het rapport van feitelijke bevindingen en onderliggende werkdocumenten, voor zover relevant, zoals opgesteld door de externe accountant
  • Opstellen van een samenvatting van eventuele vervolgacties die van de begunstigde partner worden verlangd als gevolg van opmerkingen die door de externe auditor in zijn rapport met feitelijke bevindingen zijn samengevat
  • Monitoring en evaluatie van de naleving van dergelijke acties door de begunstigde partners, voor zover relevant
  • Coördinatie met en rapportage aan de externe auditor van MC en Sida

Vereisten voor het voorstel

Het voorstel en de prijsopgave van geïnteresseerde organisaties moeten minimaal de volgende informatie bevatten:

  • Samenvatting van kwalificaties en/of ervaring en motivatie van zowel het bedrijf als de belangrijkste leden van het opdrachtteam
  • Verwacht tijdpad, inclusief voorgestelde rapportagedatum aan Mama Cash
  • Voorstel voor personeel en structuur van het opdrachtteam, inclusief 1) indicatie van de beschikbaarheid van teamleden gedurende het tijdschema om de voorgestelde rapportagedatum te halen en 2) kwalificaties teamleden
  • Prijsschatting en uitsplitsing (bijv. uren en tarieven) of vast honorarium, niet meer dan 10.000 EUR inclusief toepasselijke btw
  • Voorgestelde voorwaarden

Toewijzing volgens overeengekomen procedures (AUP) ISRS 4400

Verplichte procedures die moeten worden uitgevoerd ter afronding van de extern uit te voeren procedures van de gesubsidieerde partner zijn beschikbaar als aanvullende Bijlage 2 bij deze TEM. Over het algemeen vereisen ze:

  • Het maken en samenvatten van resultaten van onderzoek bij de geselecteerde partner om inzicht te krijgen in hun belangrijkste functies op het gebied van financieel beheer en rapportage als organisatie, namelijk:
  • Inkoop
  • Betalingsautorisatie
  • Budgetbewaking
  • Transactie registratie
  • Aannamebeleid
  • Het uitvoeren van steekproefsgewijze gegevensgerichte procedures om de juistheid van de gerapporteerde uitgaven te valideren, waaronder het controleren van transacties aan de hand van bankafschriften en relevante onderliggende documentatie

Een volledige samenvatting van de vereiste AUP en de documenten die van elke partner moeten worden gevraagd om deze procedures te ondersteunen, zijn verder samengevat in bijlagen bij deze TEM, die op verzoek verkrijgbaar zijn bij de MC-contactpersonen die worden genoemd in het gedeelte “Hoe aanvragen” van deze TEM.

Deliverables

De rapportage wordt ondertekend door de verantwoordelijke auditor (niet alleen het auditkantoor) en bevat de titel van de verantwoordelijke auditor.

Het formaat van de rapportering wordt vooraf overeengekomen en zal voldoen aan ISRS 4400. Dit gebeurt in de vorm van een schriftelijk rapport met feitelijke bevindingen, inclusief uitgevoerde procedures en waargenomen bevindingen. Alle waarnemingen moeten objectief geverifieerd kunnen worden en mogen geen meningen of aanbevelingen bevatten. Het rapport moet een onafhankelijkheidsverklaring bevatten die voldoet aan de overeengekomen ethische vereisten en onafhankelijkheidsvereisten in de opdrachtbevestiging.

Het rapport wordt rechtstreeks aan Mama Cash gestuurd, maar de bevindingen en aanbevelingen worden besproken met de partner die de subsidie ontvangt. Noodzakelijke follow-ups worden rechtstreeks door Mama Cash en de partner uitgevoerd en zijn afhankelijk van de aard en mogelijke impact van de bevindingen van de externe accountant.

Mama Cash bewaart het rapport met de feitelijke bevindingen van de accountant intern en bevestigt per e-mail aan de externe accountant dat wij de inhoud ervan goedkeuren.

Hoe aanmelden

Geïnteresseerde partijen moeten hun werkvoorstel indienen bij Maya Lacy(m.lacy@mamacash.org), Manager Interne Controle Mama Cash, met in cc Monique Brouwer(m.brouwer@mamacash.org), Directeur Mensen, Financiën en Bedrijfsvoering. De onderwerpregel van de e-mail moet luiden: Voorstel voor AUP Opdracht. Eventuele verduidelijkingen over deze TOR moeten worden gericht aan Maya Lacy met Monique Brouwer cc’d.

Deze TOR geeft de vereisten weer voor een open en concurrerend proces. Sollicitaties worden geaccepteerd tot 22 december 2023 (COB). Over de contractvoorwaarden wordt onderhandeld na de selectie van de auditor. We verwachten voor 1 januari 2024 een beslissing te nemen en alleen met de geselecteerde kandidaten zal contact worden opgenomen.

Bijlage 1: Landlocaties van begunstigde partners geselecteerd voor 2022 verificatieprocedures

De volgende lijst bevat de landen waarin de geselecteerde partners gevestigd zijn en actief zijn, evenals de talen waarin ze werken.

Locatie Taal
1 Servië Engels
2 Zuid-Afrika Engels
3 Bangladesh Engels
4 Pakistan Engels
5 Indonesië Engels
6 Mexico Spaans
7 Thailand Engels
8 Armenië Engels

Zie bijlage 2 hier