Vue d’ensemble

Mama Cash, ci-après dénommée « MC », souhaite faire appel aux services d’un cabinet d’audit afin de réaliser des procédures convenues commandées de l’extérieur sur un partenaire bénéficiaire (GP) de Mama Cash. Au total, 9 partenaires bénéficiaires du monde entier ont été sélectionnés pour faire l’objet de procédures concernant leurs rapports financiers 2022 soumis à Mama Cash, et pour 8 d’entre eux, nous recherchons des cabinets d’audit partenaires. L’annexe 1 présente une vue d’ensemble de la localisation des organisations sélectionnées.

La mission est réalisée conformément aux normes internationales d’audit (ISA) publiées par le Conseil des normes internationales d’audit et d’assurance (IAASB). En outre, la mission doit être réalisée conformément aux normes internationales sur les services connexes (ISRS) 4400, Agreed-Upon Procedures Engagements. La mission est effectuée par un auditeur externe, indépendant et qualifié. Bien que les missions soient censées être récurrentes, elles seront convenues sur une base annuelle.

Niveau de la famille d’emploi : Vendeur

Rend compte à : Responsable de l’audit interne Mama Cash (Personnes et objectifs)

Paiement : Jusqu’à 10 000 EUR TTC par médecin généraliste

Calendrier : Date cible du rapport : au plus tard le 1er mars 2024

Contexte

La vision de Mama Cash est que chaque femme, chaque fille, chaque personne trans et intersexe a le pouvoir et les ressources nécessaires pour participer pleinement et sur un pied d’égalité à la création d’un monde pacifique, juste et durable. Notre mission consiste à mobiliser des ressources auprès de particuliers et d’institutions, à octroyer des subventions à des organisations féministes autonomes et à les aider à établir les partenariats et les réseaux nécessaires pour mener à bien leur travail de défense et de promotion des droits humains des femmes, des filles et des personnes transgenres et intersexuées dans le monde entier.

Ce document de référence est destiné à un auditeur qui aidera Mama Cash à se conformer aux exigences d’un donateur institutionnel clé. L’auditeur recruté pour ce poste travaillera en étroite collaboration avec le responsable de l’audit interne de Mama Cash et le groupe Finances (personnes et objectifs).

Mama Cash a conclu une convention de subvention avec l’Agence suédoise de coopération internationale au développement (ci-après dénommée « ASDI »). Conformément à cette convention de subvention, Mama Cash vérifiera chaque année un échantillon de rapports financiers des partenaires bénéficiaires, ainsi que les processus mis en œuvre pour gérer ces rapports financiers. Le cadre des procédures de vérification a été élaboré par Mama Cash et convenu avec l’ASDI en tant qu’annexe à l’accord de subvention.

Aux fins du présent mandat, les partenaires bénéficiaires sont les groupes ou les personnes auxquels Mama Cash a accordé une subvention et un accompagnement pour soutenir la mission principale décrite ci-dessus (« partenaires bénéficiaires »). MC a sélectionné pour vérification des partenaires subventionnés qui ont une relation de financement récurrente avec Mama Cash, avec une relation de subvention supérieure à 1 an mais inférieure à 9 ans. Mama Cash accorde généralement aux partenaires des fonds compris entre 10 000 et 70 000 euros par an. Les partenaires subventionnés dont le budget annuel équivaut à 150 000 EUR ou plus sont tenus de soumettre à MC des états financiers vérifiés. Par conséquent, le champ d’application de l’AUP sera limité aux organisations dont les budgets sont inférieurs à 150 000 euros (ou l’équivalent en monnaie locale).

Mama Cash sélectionnera, par partenaire bénéficiaire, un seul auditeur indépendant pour effectuer les procédures externes. Les procédures couvrent le partenaire bénéficiaire au niveau de l’organisation, c’est-à-dire que l’organisation tout entière est soumise aux procédures, et pas seulement les montants accordés par Mama Cash.

Objectifs et champ d’application

Nous recherchons un auditeur externe pour effectuer les procédures convenues, définies par Mama Cash, pour un seul partenaire subventionné à communiquer à l’auditeur externe lors de la conclusion d’un accord contractuel pour effectuer le travail spécifié. Ce travail doit être effectué conformément à la norme ISRS 4400, dans le but de fournir à Maman Cash un rapport de constatation factuelle à la fin des procédures.

L’objectif global est de fournir à Mama Cash une meilleure vision de la capacité de gestion organisationnelle et financière des partenaires bénéficiaires et, le cas échéant, d’aider les partenaires bénéficiaires à renforcer leur capacité de gestion organisationnelle et financière au fil du temps. Cela permet en outre à Mama Cash de s’assurer de la qualité générale et de la fiabilité des rapports financiers non audités reçus des partenaires bénéficiaires. Par conséquent, ces procédures porteront principalement sur les systèmes et les processus de gestion et d’information financières.

Localisation

Dans la mesure du possible et du raisonnable, les bureaux locaux de la société d’audit se chargeront des AUP, afin de s’assurer que la connaissance des réglementations locales, du contexte et de la langue est couverte. Lorsque ces exigences peuvent être satisfaites en utilisant des bureaux centralisés (par exemple, une équipe basée aux Pays-Bas), cela peut être convenu entre les parties à l’accord final.

Chronologie

Les AUP seront réalisées entre le 1er janvier 2024 et le 1er mars 2024 dans la mesure du possible. Lorsque des écarts par rapport à ce calendrier sont nécessaires, par exemple en raison de la disponibilité du personnel de l’auditeur ou du partenaire bénéficiaire, ils seront convenus au cas par cas.

Budget

Les cabinets d’audit intéressés par les responsabilités décrites sont tenus de présenter une proposition et un devis à Mama Cash. Mama Cash examinera les propositions pour un montant maximum de 10 000 euros, TVA comprise.

Responsabilités de Mama Cash

Le personnel de Mama Cash restera responsable de certaines procédures liées aux travaux de l’AUP. Elles sont résumées ci-dessous :

  • Sélection des partenaires bénéficiaires et communication initiale avec les partenaires bénéficiaires sélectionnés pour les informer qu’ils seront soumis à des procédures de vérification.
  • Communication des partenaires bénéficiaires sélectionnés à l’auditeur ; communication du cabinet d’audit aux partenaires bénéficiaires.
  • Coordination des interactions et des réunions entre l’auditeur et le partenaire bénéficiaire, le cas échéant
  • Gestion des relations permanentes avec le partenaire bénéficiaire, y compris le soutien non lié à l’audit
  • Examen du rapport sur les constatations factuelles et des documents de travail sous-jacents, le cas échéant, tels qu’ils ont été préparés par l’auditeur externe
  • Préparation d’un résumé de toute action de suivi exigée du partenaire bénéficiaire de la subvention à la suite des observations résumées par l’auditeur externe dans son rapport de constatations factuelles.
  • Suivi et évaluation de l’adhésion des partenaires bénéficiaires à ces actions, le cas échéant
  • Coordination avec l’auditeur externe de MC et l’ASDI et établissement de rapports à leur intention

Exigences de la proposition

La proposition et le devis préparés par les organisations intéressées doivent comprendre, au minimum, les informations suivantes :

  • Résumé des qualifications et/ou de l’expérience et de la motivation du cabinet et des principaux membres de l’équipe de mission
  • Calendrier prévisionnel, y compris la date proposée pour le rapport à Mama Cash
  • Proposition relative à la dotation en personnel et à la structure de l’équipe de mission, y compris 1) l’indication de la disponibilité des membres de l’équipe au cours de la période de référence pour respecter la date proposée pour le rapport et 2) qualifications des membres de l’équipe
  • Estimation et ventilation des prix (par exemple, heures et taux) ou honoraires fixes, ne dépassant pas 10 000 EUR, y compris la TVA applicable.
  • Conditions proposées

Attribution selon les procédures convenues (AUP) ISRS 4400

Les procédures obligatoires à effectuer pour compléter les procédures commandées en externe par le partenaire bénéficiaire sont disponibles en tant qu’annexe 2 supplémentaire aux présents termes de référence. En général, ils exigent :

  • Faire et résumer les résultats des enquêtes menées auprès du partenaire subventionné sélectionné pour comprendre ses principales fonctions de gestion financière et d’établissement de rapports en tant qu’organisation, à savoir
  • Marchés publics
  • Autorisation de paiement
  • Suivi du budget
  • Enregistrement des transactions
  • Politiques d’embauche
  • la mise en œuvre de procédures de corroboration fondées sur un échantillon afin de valider l’exactitude des dépenses déclarées, y compris la vérification des transactions par rapport aux relevés bancaires et aux documents sous-jacents pertinents

Un résumé complet des PUA requises, ainsi que les documents à demander à chaque partenaire subventionné pour étayer ces procédures, sont également résumés dans les annexes de ces termes de référence, disponibles sur demande auprès des personnes de contact du CG indiquées dans la section « Comment postuler » de ces termes de référence.

Produits à livrer

Le rapport est signé par l’auditeur responsable (et pas seulement par le cabinet d’audit) et comporte le titre de l’auditeur responsable.

Le format du rapport sera convenu à l’avance et sera conforme à la norme ISRS 4400. Il prendra la forme d’un rapport écrit de constatations factuelles, comprenant les procédures effectuées et les constatations observées. Toutes les observations doivent pouvoir être vérifiées objectivement et exclure toute opinion ou recommandation. Le rapport doit comprendre une déclaration d’indépendance conforme aux exigences éthiques convenues et aux exigences d’indépendance prévues par la lettre de mission.

Le rapport sera adressé directement à Mama Cash, mais les conclusions et les recommandations seront discutées avec le partenaire bénéficiaire. Les suivis nécessaires seront effectués par Mama Cash directement avec le partenaire bénéficiaire et dépendront de la nature et de l’impact potentiel des conclusions de l’auditeur externe.

Mama Cash conservera le rapport de constatation factuelle de l’auditeur en interne et confirmera par courrier électronique à l’auditeur externe son approbation de son contenu.

Comment postuler

Les parties intéressées doivent soumettre leur proposition de travail à Maya Lacy(m.lacy@mamacash.org), responsable de l’audit interne de Mama Cash, en y joignant Monique Brouwer(m.brouwer@mamacash.org), directrice du personnel, des finances et des opérations. L’objet du courriel doit être le suivant : Proposition d’engagement de l’AUP. Toute clarification sur ce mandat doit être adressée à Maya Lacy, avec Monique Brouwer en copie.

Ces termes de référence représentent les exigences d’une procédure ouverte et concurrentielle. Les candidatures seront acceptées jusqu’au 22 décembre 2023 (COB). Les termes et conditions du contrat seront négociés lors de la sélection de l’auditeur. Nous prévoyons de prendre une décision d’ici le 1er janvier 2024, et seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Annexe 1 : Localisation des partenaires bénéficiaires sélectionnés pour les procédures de vérification 2022

La liste suivante comprend les pays dans lesquels les partenaires sélectionnés sont situés et opèrent, ainsi que les langues dans lesquelles ils opèrent.

Localisation Langue
1 Serbie Anglais
2 Afrique du Sud Anglais
3 Bangladesh Anglais
4 Pakistan Anglais
5 Indonésie Anglais
6 Mexique Espagnol
7 Thaïlande Anglais
8 Arménie Anglais

Voir l’annexe 2 ici