A. OBJECTIF DE L’EMPLOI

L’assistant(e) de direction fait partie de l’équipe « People and Purpose » (P&P) et travaille avec le bureau exécutif, qui comprend le conseil d’administration et le coordinateur exécutif. L’objectif de ce poste est de fournir un soutien organisationnel et administratif spécialisé au bureau exécutif.

L’assistant(e) exécutif(ve) rend compte directement au coordinateur exécutif et veille au bon fonctionnement du conseil d’administration, de l’équipe de direction, du groupe de gestion organisationnelle et du conseil de surveillance.

B. DOMAINES DE RÉSULTATS

  1. Soutien au conseil d’administration
  • Gérer des calendriers complexes, fixer des rendez-vous et coordonner tous les aspects des voyages ;
  • Gérer les déplacements nationaux et internationaux, y compris l’obtention des visas, et
    la gestion des dépenses et des remboursements ;
  • Assister le coordinateur exécutif dans toutes les communications externes et internes, y compris, mais sans s’y limiter, la rédaction de la correspondance, la tenue des dossiers et la prise de notes détaillées lors des réunions internes et externes ;
  • Aide le coordinateur exécutif à élaborer et à gérer les points d’action issus des réunions de l’équipe de direction et du groupe de gestion organisationnelle ;
  • Suivre et comptabiliser les dépenses du conseil d’administration, y compris les achats, les voyages et autres dépenses diverses ;
  • Assiste le coordinateur exécutif dans la gestion des systèmes administratifs et de l’information pour le conseil d’administration, l’équipe de direction et le groupe de gestion organisationnelle ;
  • Aide le conseil d’administration à faire le point sur les progrès accomplis et à évaluer les performances des personnes qui lui sont directement subordonnées ;
  • Gérer les questions sensibles avec un haut niveau de confidentialité et de discrétion, en particulier les décisions ayant une incidence directe sur le fonctionnement de l’organisation, le travail du conseil de surveillance, de l’équipe de direction et du groupe de gestion de l’organisation.

Résultat : Les besoins organisationnels et administratifs du conseil d’administration sont satisfaits avec un niveau élevé d’efficacité et de précision, ce qui permet au conseil d’administration de fonctionner à un niveau sophistiqué.

2. Soutien à l’équipe de direction et au groupe de gestion organisationnelle

  • Gérer la programmation et la logistique de l’équipe de direction, y compris la programmation des réunions hebdomadaires et mensuelles de l’équipe de direction.
  • Assister aux réunions de l’équipe de direction et la soutenir dans la planification, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des actions à entreprendre ;
  • Gérer la programmation et la logistique du groupe de gestion organisationnelle (GGO), y compris la programmation des réunions mensuelles.
  • Assister aux réunions du groupe de gestion organisationnelle et aider le BGH à planifier, à rédiger les procès-verbaux et à assurer le suivi des mesures à prendre.

Résultat : Les besoins organisationnels et administratifs de l’équipe de direction et du groupe de gestion organisationnelle sont satisfaits avec un niveau élevé d’efficacité et de précision, ce qui permet à l’équipe et au groupe de gestion organisationnelle de fonctionner à un niveau sophistiqué.

3. Soutien au conseil de surveillance

  • Organise les réunions du conseil de surveillance et des comités, y compris la logistique des voyages, les visas, les logements raisonnables et la coordination.
  • Assister aux réunions du conseil de surveillance et l’aider à planifier l’ordre du jour, à préparer les documents à discuter et à rédiger les procès-verbaux si nécessaire ;

Résultat : Les besoins organisationnels et logistiques du conseil de surveillance sont satisfaits avec un niveau élevé d’efficacité, de précision et de soin.


C. CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

  • Un engagement fort envers la vision, la mission et les valeurs de Mama Cash, y compris le féminisme intersectionnel, la justice sociale et environnementale, et les droits des personnes intersexuées, des personnes transgenres, des filles et des femmes ;
  • Formation de niveau tertiaire ou expérience équivalente en matière de soutien administratif dans des domaines professionnels pertinents ;
  • Minimum de trois ans d’expérience professionnelle pertinente ;
  • Connaissance des pratiques et des systèmes d’administration de haut niveau, y compris le travail avec un conseil d’administration d’une organisation à but non lucratif ;
  • Solides compétences en matière d’organisation, d’analyse, de planification, de programmation, de gestion du temps et de résolution de problèmes, avec une capacité avérée à gérer et à respecter des délais multiples, et à élaborer des solutions créatives ;
  • Solides compétences en matière de réflexion critique, de facilitation et de relations interpersonnelles ;
  • Compétences en matière de communication, de négociation et de relations interpersonnelles (à l’oral et à l’écrit, en anglais et en français).
    la maîtrise d’une autre langue est souhaitable) et la capacité d’interagir avec des personnes d’origines et de cultures très diverses.
  • Capacité à travailler de manière autonome et efficace dans un environnement virtuel, à distance ou en personne, et à établir des relations solides au sein de l’organisation et avec des partenaires extérieurs ;
  • Grande maîtrise des ordinateurs, des bases de données et d’autres technologies ;
  • Aptitude avérée à préserver la confidentialité et à faire preuve de discrétion ;
  • Expérience vécue de la résistance à l’injustice et aux différentes formes d’oppression systémique, y compris, mais sans s’y limiter, le sexisme, le racisme, l’antagonisme homo, l’antagonisme trans, le classisme et/ou le handicap, et leurs intersections.

D. CE QUE NOUS OFFRONS

Nous offrons un environnement de travail engageant et professionnel au sein d’une fondation internationale engagée en faveur de la diversité, de la solidarité, de la paix et de la justice. Le salaire mensuel à temps plein (36 heures) pour ce poste dépend de l’expérience et est basé sur le CAO Sociaal Werk, échelle 8 (min.) € 3.156,- et maximum € 4.496,- plus 8% de vacances, 13ème mois, et plan de pension. Notre bureau est situé au centre d’Amsterdam. Nous travaillons sur un modèle hybride entre le domicile et le bureau.

Ce poste vous intéresse ?

Veuillez nous envoyer une lettre de motivation et votre CV avec pour objet « Executive
Assistant » au format PDF en anglais à l’adresse suivante : hrm@mamacash.org.
Veuillez réagir et envoyer votre candidature au plus tard le 10 février 2024, 23.59 AM CET.